怎样做一个合格的办案秘书
编者按：
《怎样做一个合格的办案秘书》是宜昌仲裁委员会何云同志为该会办案秘书业务讲课的手稿，内容虽然是针对办案秘书而谈，但由于办案秘书的工作内容和程序规则与法院书记员的工作相近似，其中庭内记录、文书校对的一些基本方法亦适用书记员甚至是法官，故本网予以登载，希望能对提高大家业务水平起到借鉴作用。
办案秘书是仲裁机构特有的岗位及职称，是仲裁工作的重要组成部分。办案秘书实质上是仲裁程序的操作员，工作十分庞杂、职责较为广泛。其工作的好坏，直接影响到仲裁案件的质量和效率；其许多程序性的工作，直接关系到仲裁裁决是否会被人民法院撤销。办案秘书工作对仲裁工作的发展与提高占有十分重要的地位。
办案秘书的其职责范围包括制度规定的内容，也包括工作特性所决定的事项。根据本会的工作任务和特点，办案秘书阶段性工作内容包括庭前准备、开庭审理和闭庭善后工作三大部分；办案秘书的工作内容包括立案、通知、送达、记录、校对、文印、档案。这些工作有一个环节出现差错，将影响整个案件的质量与效率，甚至造成负面影响。做一名合格的办案秘书，需要良好的职业素质。不仅需要敬岗爱业的奉献精神和严谨细致的工作作风，还需要扎实的法律专业知识，严谨的逻辑思辨功底，较强的文字表达能力，高超的文字书写水平，应变灵活的工作方法。本人现结合办案秘书工作中的具体情况，就怎样做一个合格的办案秘书谈点肤浅意见，与大家交流探讨，希冀对提高办案秘书的工作效率有所帮助。
怎样做一个合格的办案秘书呢？本人以为应重点把握以下环节：
一、 立案把关要严格、细致。
（一）立案不是简单的登记和收费，它涉及到法律咨询解答、主管范围确定、资格审查、材料审核、案由界定、收费标准、事项告知等一系列工作。在法院，立案工作是由审判员担当的，而不是由书记员承担，是因为立案工作中涉及到大量专业法律知识的运用，如一个案由的确定需要对民事法律关系本质的判断，没有专业法律知识是难于把握的。因此，我们不能对立案工作等闲视之。立案工作的重点是管辖确定、材料审查、收费计算和事项告知。
一是对管辖的认真审查，除了审查合同之外，还应进行询问，这是因为民事法律关系处于动态过程，当事人可能对合同进行变更，而申请人可能只提供对其有利的初始合同而不提供对其不利的变更协议，因此需要审查变更协议中有无变更仲裁管辖的情况。而且还要防止阴阳合同的存在，如有的建设工程施工合同，为了避免垫资条款或不当竞争，可能签订两份合同，送交备案的是一份，而实际履行的又是一份，二者的约定的争议解决方式可能不一致，故应询问合同约定的争议解决方式是否一致，以避免节外生枝。
二是立案材料的形式审查，是否符合立案标准。对材料进行形式审查。一是审查当事人提交的身份材料是否齐全?住址是否准确?联系方式是否真实?仲裁申请的署名是否前后一致， 签名与原合同上的名字是否一致？特别是自然人的签名与其身份证一致? 份数是否符合要求？二是审查陈述材料；形式是否完备，文字变更或涂改处有无印章或指印；对证据材料要审查份数和页数与目录一致?复印证据与原始证据是否一致，有无涂改、变造现象，证据是否注明来源并盖章。证据注明来源和提交者，影响到案情的分析判断，十分重要。目前有些当事人提交随意，不注明来源和提交者。使对证据的效力判断产生偏差。如（2010）宜仲裁字第103号建设工程结算纠纷案件，一方当事人在网上下载了某工程师的资质信息，一方当事人提交自己编制的核算资料，双方均未签名、署名和盖章。这类证据谁都可以从网上下载，谁都以打印制作，谁都可以在不利情形下否认是自己提交的，这样的证据缺乏来源效力。
三是仲裁收费的计算，要细准确。我们目前收费主要是根据给付之请或给付数额来确定的。实际上，我们受理的案件有确认之请（建设工程造价）、变更之请（解除合同）和给付之请（民间借贷本金及利息）。由于我们的收费规则还不够完善，目前仲裁案件少收费的情况还比较多。如（2010）宜仲裁字第167号民间借贷纠纷案，申请人借给被申请人600万元，借期6个月，从第一个月期满始每月还23万元，第6个月还清尾款。结果第一笔还款期满，第一笔23万元逾期10天未还，申请人便委托律师书面通知解除了合同，次日申请仲裁，请求裁决被申请人归还借款600万元；按600万元的日2‰支付违约金（从2010年9月17日起计算至实际还款日）；支付律师费15万元。可见，仲裁请求有三项：一是本金600万元；二是利息未计算具体金额，只说明计算原则；三是律师费15万元。我们立案按615万元收费45300元，而忽视了对违约金的收费。600万元2‰的日违约金是1.2万元，到仲裁裁决作出之日2011年2月17日是122天，违约金是146.4万元。我们实际上是对这146.4万元未计算仲裁费，少收仲裁费（52620－45300）7320.00元。立案时，办案秘书虽然无法确定裁决日，但可求其计算至立案之日。我们应坚持依规收费、合理收费的原则，防止乱收费、多收费，但符合规则的费用我们一定应收。正确的收费不仅是增加仲裁机关的合法收入，而且关系到案件裁决时仲裁费负担的合理性。如上面讲的45300仲裁费是根据615万元计算而来，裁决被申请人支付615万元，仲裁费则由被申请人承担。而申请人主张的违约金，合同解除前2‰利率高出民间借贷利率的四倍，不能全部支持，而合同解除后不适用合同2‰的利率，只能计算资金占用费。其请求只能支持17万余元，故大部违约金部分仲裁费应由申请人承担。由于我们未收取这部分的费用， 使申请人滥用仲裁请求权而无须承担任何责任。仲裁庭虽然可以事后更正仲裁费用的计算，要求申请人补交，但在仲裁裁决对其有利的其可能积极补交，如其得知结果对其不利，其务必会推托或拒绝。因此，立案环节的办案秘书在收费时一定要审查申请人的仲裁请求，涉及给付请求的一定要求其明确具体数额，对计算基数、标准、期间和总额予以明确。计算的时间只计算到其申请仲裁之日，不要用“计算至实际还款日”来含糊其辞。当然申请人有权利主张“计算至实际还款日”，但仲裁请求日之前的数额应算出具体金额。对申请人主张“计算至实际还款日”的，由仲裁庭在案件裁决时，计算至裁决之日止。对于裁决之后的实际还款日，属于履行阶段和执行阶段的事项，不属于仲裁裁决的范围。
四是细致告知仲裁活动的办案流程。事项告知，是办案秘书的一项经常性工作。有的当事人可能是第一次经历仲裁活动，对程序要求一概不知，他们的活动迟缓影响仲裁工作的进程和效率，立案秘书应作详细的介绍，什么时间交费，要补充什么材料，如何选定仲裁员，每项活动的时间周期，使当事人掌握进程，以提高工作效率。
二、事项告知要规范、及时。
办案秘书是仲裁活动开展程序员、调度员、协调员、联络员。其工作内容是程序性的，工作方式是告知性的。仲裁活动的开展由其按照规程规则操作和控制，与本会内部、当事人、代理人、鉴定人员和仲裁庭进行广泛性联络和协调。我们将这些工作归纳为“事项告知”。
事项告知包括通知、释明、说明和送达。事项告知的形式主要有书面、口头和短信、电子邮件四种形式。书面的包括《受理仲裁申请通知书》、《仲裁暂行规则》、《仲裁员名册》、《答辩通知书》、《仲裁庭组成通知书》、《回避决定书》、《举证通知书》等。口头的包括当面通知和电话通知，口头通知多适用重复性的工作，如再次开庭等。这四种通知方式中，书面的一般有送达回证。
我们要求事项告知要规范，这是由仲裁程序制度所决定的。告知规范包括文书制作规范和告知知悉规范。
告知规范首先告知文本的制作规范。程序性仲裁文书的制作主要方式是“填写”。由办案秘书填写的文书多是格式范本，如《答辩通知书》等都是格式文本，办案秘书完成的是“填空”作业。即使是填空作业，但马虎后仍会出差错。格式文书的填写通常会涉及当事人的姓名、活动时间、签发时间。填写虽然简单，但仍需慎重。被通知人的范围和姓名要准确；活动时间要具体、准确、统一。常见的差错是：将被通知人的姓名错写一字；只通知一方当事人；只通知代理人或只通知当事人；同一活动通知时间不一致；活动时间不准确。如近期引发网上热议的某法庭将开庭时间定于二月三十日；某法院另一将听证时间通知一月七日零时。另制作规范还包括书写笔墨符合档案管理的要求。
告知知悉规范，要求所告知的事项被对方所知晓。采取送达方式的知悉是容易把握并留下证据。有些事项是口头通知，这种通知方式缺乏对方知晓或接收的“证据”。这就为我们提出了一些新的工作要求，要求我们养成办案记事或工作记事的良好习惯，将何时、何地、何事告知何人的经过记录下来，万一发生差错可以说明和解释，可以查询通话记录。其次是提倡使用短信和电子邮件通知方式，其效率高，又有记录效果。本人在法院曾办一建设工程合同结算纠纷案件，一方当事人故意拖延时间，其提出上诉而又不接收二审法院的开庭通知书，其办公场所无人，我们采取了留置、电话、短信、拍照四种方式，同时，到移动公司查询其手机状态及处所。其第一次开庭缺席，害得对方当事人空返武汉，第二庭开庭又缺席，省法院在审查送达材料之后，果断作了自动撤诉处理。但如果送达事实不确认，是不能这样处理的。送达事实的确认在于工作的细致和扎实。因此，本人提倡我们的办案秘书养成工作记事、固定证据的习惯，这既是提高工作成效的手段，也是自我保护的措施。如在前述案件送达过程中，本人就采用了“办案记事”的工作方式。“办案记事”虽然是一个单方记录，没有直接的证据效率，但作为经办人来讲，尽到职责而内心无愧，二是有利辩解与回忆。如本人有长年记流水日记的习惯，曾多次解决档案送交问题。作为办案秘书应当做脑勤、嘴勤、手勤。特别是手勤，养成记事习惯，遇事即记，有据可查。
知悉规范是要求所通知的事项被对对方知晓或接受程度，可以说明对对方实际知悉的情形。送达也是通知的一个特殊形式，它即是通知也是证明文件，证明对方知悉通知内容。在送达过程中，我们要注意送达场所和接收对象。送达场所一定要送到其办公场所、工作地址、居住地址、小区门卫。如目前正在审理的（2010）宜仲裁字第137号“案件，其中一个争议情节，即《关于逾期办证违约金索赔通知书》送达时间和地点，被申请人认为其未收到文书，申请人称是送达其公司经营场所门卫。这个问题涉及仲裁时效的问题，因此送达地址的正确至关重要。如果说公司住所地长期无人，但办公场所还在，工商登记未作变更，可以留置在其办公场所，也可以送到其经营场所，但留置后仍然要通知其相关人员，保证其知悉。其次，原则上要送交送达文书上所载明的对象。上次有一个案件，涉及到公司门牌号码不在，但工商登记的地址未变，结果将文书送给公司的原法定代表人了，这样的情形算不算送达给公司了，这要审查原法定代表人资格。送达过程中出现代收和转收的，一定要查明代收人与送达对象的身份关系，并留下代收人或转收人的电话号码，并以短信方式告知。
办案秘书的事项告知活动贯穿于整个仲裁活动之中，在每个环节都不能有疏漏。开庭前和开庭时应做好以下准备并向仲裁庭和相关人员告知。本会制定了《案件审理细则》中不少要求是针对仲裁员提出的，我们需要重点掌握的是办案秘书的准备和告知事项。
办案秘书的庭前准备事项的告知包括：1. 告知仲裁庭的组成人员；2、发送开庭通知通知书、向代理人发送出庭通知书。这些虽是简单的程序性工作，但需要办案秘书认真仔细核实送达手续是否齐全、程序是否合法，对缺漏的诉讼材料进行补正，并将送达情况、补正情况及时向仲裁人员汇报，以免工作脱节。这里要特别注意的是，变更开庭时间的，有的用了送达证，有的用的是电话通知，千万要将变更信息及时告知当事人，以免当事人空跑一趟。
在开庭时，办案秘书应检查和告知的事项有：（1）仲裁庭布置是否符合要求，仲裁员、当事人、代理人、证人、鉴定人的座位牌是否摆放正确；旁听席的桌、椅摆放是否整齐；（2）庭内卫生状况是否良好、饮水供应是否正常；（3）庭内有无可能影响安全的可疑物品；（4）检查当事人、法定代表人、代理人、证人、鉴定人等应到庭人员的到庭情况， （5）要求出庭人员、旁听人员按照各自的位置坐好并安静，关掉或将手机调入振动状态；（6）宣布仲裁庭庭审纪律；（7）向首席仲裁员报告开庭条件就绪，请首席仲裁员宣布开庭。
开庭后善后工作包括：根据仲裁庭是否再次开庭的决定，分别作后期工作。如果决定再次开庭，则按前次开庭的程序和环节做下一步的工作。如果不开庭，则要认真做好下列工作（1）及时提示合议庭进行案件评议；（2）首席仲裁员确定合议时间后，要将合议的时间、地点及时通知边裁仲裁员；（3）参与合议并做好评议笔录（4）询问和掌握仲裁文书初稿完成的时间；（5）在仲裁员制作文书过程中给予必要协作与配合；仲裁文书的制作不仅仅是仲裁员的工作，同时也是办案秘书锻炼和提高自己业务技能的良好机会。（6）组织仲裁员在文书上签名打印、核对、装订仲裁文书并加盖印章。严格地讲，印章骑缝印、核对无异章；（7）组织仲裁员在文书上签名；（8）向当事人送达仲裁文书，并了解当事人对裁决的态度和意见。（9）按照本会《立档归卷管理办法》确定的装订顺序对案件材料进行分类整理，（10）向本会秘书科移交档案。（11）填写和编制案件审理情况统计报表，目前仲裁委尚未实行结案登记，案件审理情况的统计是临时根据收案登记表框算的，由于收案登记是初始登记，案件审理中的变化如结案方式显然无法确定，因此结案后，需要补充登记，按季度和年份编制成报表，存档有根据可查。另案由在收案登记时应根据仲裁申请大致划分，案件审结后应根据结案案由进行校对和更正。
以上工作比较零散，且时间周期较长，建议大家制定一个《工作流程表》，按照工作流程，每完成一道工序，就打一个勾。
三、文书记录要全面、准确
办案秘书的文书记录任务主要是三项：庭审笔录、合议笔录、咨询会议笔录。这三种笔录的记录重点是庭审笔录。庭审活动是仲裁活动最重要的环节，庭审笔录是仲裁审理活动的文字载体。庭审记录质量的高低，庭审记录是否全面、准确，不仅体现办案秘书个人业务素质的高低，还关系到案件的裁判结果及质量的优劣，关系到案件审理的公正性，关系到仲裁机关的整体形象和公信力。一份好的庭审笔录，应该做到：完整、详实记录庭审过程；准确、原意记录各方发言；记录内容清晰流畅，具有简洁性和层次性；格式规范、页面整洁，无错别字。要达到以上要求，需要办案秘书具备倾听能力、领悟能力、识别能力，归纳能力、书写能力。充分发挥这五种能力，具体做好以下工作：
（一）合理把握重点，保证核心内容完整。
记录应当全面完整，全面完整的记录才能准确把握发言人的基本观点和意思表示。办案秘书应尽可能的将庭审、合议等内容全面的记录下来。目前的文书记录虽然记住了要点，但遇到案情复杂时，对可供分析的细节未能准确记录下来。以致有案件出现了仲裁员或当事人事后反映，说自己当时作了表达但查不记录的情形。我们有的记录不全，不是记录速度的问题，而是办案秘书对重点和细节把握不准，其认为是些发言记不记无关紧要。最常见的是只记表述的论点和结果，而不记论据和原因。如案件评议，只记仲裁员“我认为被申请人违约了，应承担违约责任”的结论性发言，而不记仲裁员对被申请人为什么违约了的分析论证；有的分析可能是一、二、三，但记录只记了二。特别是当事人陈述的详细记录，对分析案件至关重要。如审理某《商品房买卖合同》案件的仲裁员，就被申请人称申请人未交清购房款的答辩向申请人发问：你的购房尾款是否交齐了?当事人的语言表述可能出现多种方式或情形：一答：交齐了。二答：交齐了，是去年五月交完的。三答：交齐了，尾款8500多元，是我找同学借了5万元交完的。四答：交齐了，我是通过银行卡汇入其指定的公司帐号上的。五答：交齐了，购房尾款是8500多元，去年5月上旬，我找初中时同张玉华借了5万元凑齐的，通过我的招商银行卡汇到其公司指定的一个工商银行帐号上的。相比较，第五种回答最全面和具体，其中包括了众多证据的线索提示，旁人一听就比较相信陈述。如果只记结果：“交齐了”，其可信度则大大打折，对采信证据产生疑惑。在记录过程中，对那些是论点，那些是论据，那些是重复的，要有合理的取舍，不要将要关键性的细节随意省略。
（二）领悟表达本义，保证记录内容准确。
在记录过程中，应倾听和关注参与人的发言，准确把握陈述内容及语言表述方式。准确理解其语言表达的真实内容和真实意图，这需要结合其语句前后内容来分析，不能误解其真实意思。对于发言中涉及专业性的一些术语，可以向仲裁员询问，仲裁员不能解答的，可由当事人补充解释。在建设工程施工合同纠纷案件中，存在大量的专业术语，需要我们学习和掌握。
（三）合理掌握取舍，保证记录详略得当。
办案秘书不是录音机，不可能也没必要把合议庭的评议和庭审中的所有发言毫无遗漏的全部记录下来。这其中有个记录内容的选择问题，在尽量保持原义的基础上对当事人的发言进行必要的归纳整理，对当事人重复的或与案件无关的发言进行剔除。详略得当与前面说的记录全面存在一个关系处理问题，记录全面不等于将重复和无关紧要的内容全面记下来，详略得当不意味可随意将一些要点不记。这需要我们准确地区分哪些是要点，哪些是多余的废话。保证详略得当的第二个方法是学会概括，要对一些重复罗嗦的发言中进行归纳和概括，在不影响内容准确性的情况下适当简洁表述。如在记录中，将多次发问的回答简化为一次性的回答。这些就省去了多次发问的记录内容。在应用概括方法时，还要注意一种文字记录的特殊处理，即有的发言意思是清楚的，但发言存在语言环境或语法错误，按其原话记录可能词不达意，甚至产生歧义，此时要我们作“加工”处理，按其意思表述增加文字记录。如在合议过程中，可能会发生激烈的争论，经常出现一位仲裁员打断另一位仲裁员发言的情形，语句是断续，不完整的。这时需要我们作文字加工，保证语言环境恰当，语句流畅。这类情形在电视新闻采访中经常看到，电视字幕用（××）加字处理的。
（四）善用归纳方法，保证记录层次分明。
由于受个人素质的制约，少数当事人在庭审中多次重复同样的内容，陈述意见时颠三倒四、杂乱无章。由于我们的笔录速度远远慢于语言速度，我们可用这个时间差，对这些语言层次不清晰、混乱零散的发言进行层次归纳， 归类整理，分清一、一、二、三。以使条理清晰，要点突出。
（五）摸索记录技巧，做好辅助性记录工作。需要说明，达到以上要求，办案秘书需要平时训练书写速度，掌握一些记录技巧，还需做好相关辅助性记录工作。
1、熟悉案卷材料，对记录要点心中有数。
了解和熟悉案情是办案秘书做好庭审记录的基础。办案秘书要提前阅读案卷材料，掌握案件材料是提高记录的准确性的基础性工作，不能误认为阅卷是仲裁庭的事，与己无关。办案秘书事先阅卷要掌握以下几个记录内容。一是掌握对当事人的姓名、身份地位、代理人的姓名、证人的姓名，鉴定人员的资格等事先应掌握。如姓氏的掌握要注意音同字不同的姓氏，如陈与程，周与邹，张与章，不要混淆；单位的名称准确，如果事先简称，简称要前后统一，首先掌握这些内容，才能保证记录准确性。名称的一字之误，有可能影响到案件的执行。法院曾出现文书将当事人名称错写一字造成执行受阻的问题。二是掌握基本案情，对仲裁请求和答辩，或者是反请求，都要大致掌握，各方当事人的观点或主要争议焦点进行全面了解。三是掌握首席仲裁员的庭审提纲或方案，这需要事先与首席仲裁员沟通，了解庭审重点和关键证据，对证据特别是书证的名称，一定要准确，如保险合同和保险条款在书证上是有严格区别的，如鉴定报告，有的称报告书，有的称审计结论，有的称咨询意见，一要用书证的原始名称，只有首先掌握这些书证的规范用语，才能避免错记，误记。
2、提前介入记录，对常规事项事先拟好。在庭审记录中，有许多内容是常规性，如当事人的身份，庭审纪律和当事人的权利和义务，都可以事先拟定，在会议或庭审开始前，都将这些内容事先记好。
3、及时提问沟通，对疑惑事项提问补正。在庭审过程中，要注意与首席仲裁员沟通，对记录速度跟不上，可示意首席仲裁员减缓发问速度，也可以提问，要求发言人重复或解释未听清、漏记的内容。
4、应用办公科技，对记录进行补充完善。一是在庭前询问和要求当事人提交文字资料的光盘和优盘，直接将记录内容拷进记录之中，这里需说明一下，这种拷录也只选择要点，不要全盘照抄，同时注意拷录内容与其在庭上的陈述有什么区别，不同之处，应以庭上的表述为准。二是复杂的案件，要发挥录音机的作用，在休庭后及时进行补记。
四、文书校对要认真、规范。
仲裁文书是仲裁机关对争议问题作出裁决的载体，其质量关系到仲裁的公正性，也关系到仲裁机关的形象。仲裁文书中差错分为法律适用不当、实体处理不公的高级错误和文字语句方面的低级错误。低级错误 可能关系到公平公正等实质问题，但它恰恰最能说明仲裁文书的质量，如果一份仲裁文书连低级错误也不能杜绝，即使它的实体处理是正确，也会使人质疑仲裁机关的业务水平及裁决的正确性。在人民法院的裁判文书制作要求上，宜昌中院曾提出裁判文书是法院的生命线。这样说似乎有些危言耸听，但仔细回味，不无道理，你连话都讲不清楚，你有什么资格当法官，你办的案件有谁相信它的公信力。本人想在仲裁文书中，也有类似问题需思考。因此，我们对仲裁文书的质量问题不可小视。
文书校对是提高仲裁文书质量的一个重要步骤，它也是文秘工作的基要求。如何提高仲裁文书的校对质量，本人想从以下三个方面入手：
（一）提高工作责任心，对文字校对工作做到认真细致。
高度的工作责任感和认真细致的工作作风是做好任何工作最基本要求，也是一个职业素质的基本要求，再简单的工作，如果我们缺乏工作责任心，粗枝大叶、粗心大意，也会差错连连。本人有一位原同事，连分发材料、档案装订也屡屡出错，不是将页码顺序颠倒就是多订一页或少订一页。根本原因是其缺乏敬业精神。相反，如果一个人对工作认真负责，再复杂的事，你也能搞好，因此，搞好文书校对，需要爱岗敬业，一丝不苟。
（二）提高文字基本功，善于发现文书的中表述瑕疵。
校对文书本质上是纠错，这就需要我们有一定纠错水平，具备相应的文字基本功，包括识字水平、语法水平和逻辑水平。
不要认为自己是大学毕业，语言文字这些小学、初中的学习内容属于雕虫小技。其实不然，我们可能掌握绝大部分中文知识，但未必不存在遗漏和误读的情况，特别是对行业的一些专用术语类的未必全部掌握。如我们通常用到的签订合同的“订”，目前在法院，不少法官时而用订立的订，时而用坚定的定，究竟用那个订(定)，我们则应当从字义上去理解，如果字义也把握不准，则应当看法律用的是那个定或订。
关于文字的应用有许多规则，有的是行业规则确定了的，我们都应当掌握和遵守。例如数字大小写的应用，它在不同情况下和不同场合有不同的要求。如数字大小写的区别和应用。数字本身有两层含义，一是表示多少，二是表示顺序。在表示数字的情况下，十以内的原则上是大写，十以上的用小写；在统计数字中，当出现十以上的数字时，十以内的也用小写。例如宜昌仲裁委员会现有驻会人员28人，其中，领导3人、专家委员5人、办案秘书13人、书记员7人。由于此处办案秘书超出了10人，所以小于10人的也用小写，以保持该段文字的表述统一。我们目前在仲裁文书中，多用小写来统一，基本合乎规则。但是应注意二点例外：一是表示顺序的数字应用大写，如当事人的住所地，远安县洋坪镇桃花村七组，这里七组是组的序号，不意味这个村只有7个组，更不意味这个组内还有7个组。二是法律条文的引用，也应当用大写，目前的法律条文序号除《最高人民法院关于贯彻执行＜中华人民共和国民法通则＞若干问题的意见（试行）》外，都是用的大写。又如标点符号的应用，这里面也存在一些被我们忽视的问题。关于层次数字的标点符号也有一些规则。如一段文字中有四个层次，首先用一、此处一用顿号，其次用(一)，括号外面是不加顿号的，第三用阿拉伯数字1．后用点号，第四层是用(1)，这个括号外也是不加顿号或点号的。我们现在仲裁文书通常是用大一、和小1。小1后面用顿号的较多。
（三）注意校对方法多样性，用技术手段为文书差错设防。
1．把握校对的基本方法。防止文书校对中出现差错漏网的情形，我们一定要掌握文书校对的基本方法，在文秘学上，常用的校对方法有以下四种：
（1）读校，也称“唱校”，即一人读原稿，一人核对校样的校对方法。读原稿的人要以记录速度把原稿字、词、句和标点符号读清楚、读准确，对文中出现的空行、换行、分页、数字、符号或特殊格式等都应读出或说明，对容易混淆的同音字或生僻字也应说明。看校样的人注意力则应高度集中，根据所读原稿，阅看与校样是否一致。如发现差错，应即以校对符号标出，提请文印人员更正或者自行更正。这种方法比较费工，需二人以上。由于科技的发达，目前电脑播音员类软件相当成熟，可以采用电脑播音代替“唱校”，确实不行，用通读方法也有一定益处，因为许多文字在“目校”不易发现差错，但一读出声来，问题就暴露出来了。这种方法对多字、掉字、词语重复的差错有一定防范功效。
（2）对校，又称“点校”，即由一人进行的先看原稿再对照校样的校对方法。对校时，一般将原稿放在校样的左上方，左手点原稿字句，右手执笔点校样，默读文字，手随之移动，逐字逐句校对。对校前，可先看一遍原稿，做到心中有数，然后点校默读。一般每次以一个句子或10个字左右为宜，以利既能看清原稿，又能及时发现校样的差错。
（3）校红，也称“核红”或“复红”，即将最后一次的校样与经更正差错印出的清样相校对、复核的校对方法。一般要求校对人先在校样中标上改动符号的文字、标点等，对照清样是否已得到改正。
（4）清校，也称“通校”，即脱离原稿和校样将清样通读一遍，以审查是否完全正确无误的校对方法。这就要求更加认真、细致。力求在文书付印前，杜绝任何差错的存在，以保证文书的印制质量。
在实现办公自动化的条件下，上述四种方法中最常用的是清校，原则上在付印前都应至少清校一遍。
2、摸索、创新校对技巧。
以上校对的四种方法实际上是一种程序性的手段，为了减少文书中的差错，办案秘书还应从实体即从文书校对内容上去研究新的方法。本人常用的一种方法是对重点内容采用归类审校和常识校对。类别校对和常识校对都是应用逻辑思维去发现基本方法校对中不易发现的差错的智能方法。如“双方当事人于2010年6月31日签订一份《房屋租赁合同》”的表述，毫无语法瑕疵，但其违反历法规则，6月份并无31日，这需要我们用逻辑思维去识别。类别校对是对某一类有概念表述归类统一，常用有方式有：
（1）格式校对。就是按照仲裁文书的规定格式，对文书名称、年号字号、当事人身份、受案经过、审理经过、当事人主张、举证质证、事实认定、焦点归纳、法律分析、裁决项目、署名时间 ，按照文书规定的格式发现其是否漏项。当前仲裁文书经常出现的格式不全问题，一是漏项争议焦点的归纳；二是漏项仲裁费用的承担。
（2）文字校对。对文书中相同表述统一校对，如对单位名称的称谓，有宜都法院、宜都市法院、宜都市人民法院，三种称谓，用一种称谓统一，可用文档编辑中的“查找”和“替换”解决。对当事人的表述，有的文书时称申请人 时称申请人某某某，时称某某某，这三种称谓至少在事实和法律分析段落只能统一一种。
（3）数量校对。每一份文书都会涉及数字和单位的表述，我们校对时对数量的统一或准确，应从三个方面把握：一是数量大小写及单位要统一，如30万元，在文书中前后表述要一致，不要一会儿用大写三十万元，一会儿用小写30万元或者300000元；二是同一对象数字前后表述要一致，不要出现一会儿25.8万元，一会儿28.5万元，这是十分容易笔误的情况；三是在文书中具有计算方式的数字，要保证验算结果的正确，如仲裁费用，申请人承担的与被申请人承担的费用之和应与应收费用相等。这是文书校对中常常被忽视的"盲区"，因为它并不构成语法错误，不易被察觉。如有一份仲裁文书，裁决被保险人支付57500元，但前面叙述是按65000元的基数确定被申请人承担的87%的比例部分的赔付金额和55000元，拖车费500元，两项相加只55500元，存在2000元的误差。这是由于忽视数值校对引起的。
（4）符号校对。在语句中，有时无法确定符号的运用是否恰当，但在一份文书中应当统一。如当事人和代理人的身份介绍符号对，是对同类表述对象标点符号的统一使用进行检查。在陈述对象不同的语句中，一般很难判断其标点符号的使用是否正确，如证据序号标点，证据一、证据二、证据三、有的文书用逗号(，)，有的文书用顿号(、)，有的文书用冒号（：）。我们虽不能结论究竟用哪种符号恰当，但我们要做到在文书中对同类对象所使用的符号保持一致。本人发现有的文书，写申请人举证时，用逗号，写被申请人举证时，又用顿号；写申请人住所地时，用冒号分隔，而写被申请人住所地时，又用逗号。对一些书证，有的加了书引号，有的又不加。符号的使用十分随意。
（5）法律校对。是对文书中所引用的法律名称及条文进行归类校对。通常所涉及的是法律名称的简称和全称要一致，条文的大小写要一致，避免出现时用《中华人民共和国合同法》，时用合同法；时用大写《保险法》第十七条二款，时用小写《保险法》第17条2款。
（6）常识校对。是用日常生活常识和逻辑规则对一些违反事理的荒唐表述进行更正。如前面举例讲到的2月30日，这一天是永远不会到来，其表述没有语法问题，但违反了生活常识。又如第一代身份证的号码，最后一位数字是奇数的是男性，最后一位数字是偶数的是女性。我们在校对自然人的身份时，要利用这些常识注意核对出生年月日与身份证号码之前有无矛盾之处。
（7）逻辑校对。逻辑校对主要用矛盾律审核论点表述上的前后矛盾。如有的文书，认为合同无效，同时又认定一方要承担违约责任。又如申请人认为其发出解除通知时，合同已经解除，其同时主张被申请人按照合同约定标准承担违约责任。严格地讲，文书中的逻辑错误不是文秘人员的文字校对范围，但由于办案秘书实际上承担了文书的修改任务，故应将此列入责任范围。
